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Traçabilité et compliance : vues par les opérateurs ET par la Douane

Transport - Douane

02/12/2019

La compliance en matière de traçabilité fait partie des éléments favorisant la compétitivité, notamment douanière, selon les entreprises et la Douane qui s’expriment au 15^e colloque douanier européen de l’ODASCE.

Notions de compliance

Stanislas Roquebert, de la société d’avocats Light House, résume d’emblée la notion de compliance s’agissant des données (et donc de la traçabilité) au sens des opérateurs qui se sont exprimés lors de l’atelier « traçabilité et compliance » du colloque de l’ODASCE : c’est la « sécurisation et l’optimisation des données essentielles ». Elles nécessitent des procédures écrites et a pour objectif l’internalisation du contrôle du respect des règles en décrivant les manquements qui peuvent apparaître pour en faciliter l’identification et la suppression.

Pour la Douane, représentée par Emmanuelle Gidoin, chargée de mission action économique et entreprises (MA2E) à la DGDDI, la notion de compliance ne se résume pas à celle de conformité, insuffisante à la définir. En effet, selon elle, la compliance dont doivent faire preuve les opérateurs correspond à trois acceptions simultanées : d’abord, la conformité à des normes règlementaires, sociétales, etc. ; ensuite, la souplesse et la globalité, au sens d’une appréhension des choses de bout en bout ; enfin, la nécessité/capacité d’appropriation par les entreprises qui doivent faire preuve de réactivité et de proactivité. L’ensemble doit assurer anticipation et préparation et à ce titre constitue un outil d’agilité et de performance de l’entreprise.

Céline Oscul, global compliance director chez Michelin, souligne aussi que les outils d’autocontrôle qui seront présentés par les opérateurs à la Douane, en cas de contentieux, permettront de justifier de leur bonne foi, et allégeront le « fardeau de la preuve ». La charge de celle-ci revient en effet aussi également opérateurs.

Sur la notion et l’utilité de la compliance, citons également la formule de Jean-Pierre Viret, Customs Director and Supply Chain Security de Sanofi, participant au colloque, qui synthétise selon nous bien les choses : « L’optimisation est à la compliance ce que la gestion est à la conformité, beaucoup plus globale ».

Des outils pour la compliance et la traçabilité

Outils proposés par la Douane

La Douane propose des outils pour permettre aux opérateurs d’assurer leur compliance : Emmanuelle Gidoin, la responsable de la MA2E à la Douane, rappelle qu’ils sont « procéduraux » ou « numériques ». Selon elle, les outils procéduraux correspondent aux procédures de simplification et d’optimisation, tels les renseignements tarifaires contraignants (RTC), le statut d’exportateur agréé (EA), les régimes particuliers ou encore, bien sûr, le statut d’opérateur économiques agréé (OEA), qu’elle qualifie d’« outil de compliance intégré ». Quant aux outils numériques, Emmanuelle Gidoin cite le guichet unique national (GUN) ou le recours à la blockchain (on sait qu’une expérimentation a été réalisée avec Michelin sur des opérations de perfectionnement via cette technologie), les qualifiant, pour ce qui concerne son Administration, de « saut technologique et culturel au service de la compétitivité des entreprises » et soulignant que la numérisation change sa relation avec l’usager.

Outils et méthodes des opérateurs

Des outils que peuvent mettre en place les opérateurs en interne pour assurer leur compliance en matière de traçabilité sont listés par Albin Atger, Global Compliance Director chez Innovista Sensors : une cartographie des flux (ce qui est demandé pour les OEA ou en matière de corruption au niveau international) ; des outils de gestion et d’identification des aspects douaniers (par exemple, le triptyque espèce, origine et valeur) avec des check-list et des fichiers de suivi ; des KPI (indicateurs de performance, quantitatif et qualitatif) ; un plan de contrôle interne ; une communication interne ; une structuration du service douane ; des documents cadre (par exemple pour les Incoterms) ; des formations régulières en interne assurant une veille règlementaire ; une permanence douane, etc.

Au titre des méthodes pour mettre en place la compliance en matière de traçabilité, sont cités notamment : les évaluations de risque ; les programmes éthiques et de conformité ; la désignation d’un référent (compliance officer) ; la mise en place de dispositif de contrôle ; la communication et la formation ; la sensibilisation aux risques notamment à destination des PDG ou équivalents.

S’agissant de la formation dans le cadre de PME qui ont par définition peu de moyens pour l’assurer, Emmanuelle Meyer (consultante) suggère, à l’image de ce qui existe pour les matières dangereuses (MD), qu’un certificat puisse exister pour garantir un niveau plancher de connaissance/formation qui serait reconnu par la Douane. La consultante interroge la Douane pour savoir si cette Administration pourrait assurer ce type de formation. Emmanuelle Gidoin indique clairement que la Douane n'assure pas des formations stricto sensu à destination des opérateurs, toutefois, ajoute-t-elle, les réunions douane-entreprises en région ou les différents rendez-vous organisés par son Administration (pour lesquels l’information est disponible sur son site) sont des actions de sensibilisation assimilables à de la formation pour les entreprises.

Limites à la compliance en matière de traçabilité

Plusieurs facteurs constituent des obstacles à la compliance en matière de traçabilité : les « excès de compliance » peuvent aboutir à bloquer les opérateurs, au sens où la multiplication des exigences en la matière amène à plus de responsabilité sur les épaules de ceux-ci et impliquent des moyens financiers et humains supplémentaires ; les difficultés à identifier les sources de la compliance ; les distorsions mondiales dans ce domaine ; le manque d’harmonisation dans l’interprétation des règles ; l’inversion du système probatoire (pour un bémol, voir ci-dessus).

Plus d’information sur les sujets évoqués ci-dessus dans Le Lamy guide des procédures douanières.

Source : Actualités du droit